Secretaire pôle psychiatrie precarite - Ghu sainte anne (H/F)

SECRETAIRE (H/F) MI-TEMPS UNITE FORMATION ENSEIGNEMENT ET RECHERCHE ET MI-TEMPS SECRETAIRE DE LA COORDINATION DE POLE - PÔLE PSYCHIATRIE PRECARITE

Temps plein 37h30 par semaine / Temps de repas compris (30mn) / Horaires : 09h00-16h30. Modulable en 09h30/17h

Lieu de travail : GHU, Ste Anne, site Cabanis, Bâtiment 21, 2ème étage 2B rue d'Alésia 75014 PARIS

Spécificités liées à la fonction Mi-temps : Travail en direct avec PUPH / activité enseignement recherche, en lien avec l'université et Mi-temps : Secrétaire de la coordination du pôle

MISSIONS GÉNÉRALES

Organisation et gestion des tâches et obligations administratives relatives à l'accueil et au parcours des usagers ainsi qu'aux missions du pôle Psychiatrie-Précarité et plus particulièrement de la coordination du pôle

MISSIONS DETAILLEES SECRETARIAT DE L'UNITE FORMATION ENSEIGNEMENT RECHERCHE :

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les divers publics (patients, familles, professionnels, etc.)
• Informer, orienter et filtrer les appels et demandes téléphoniques internes et externes
• Rassembler et coordonner les différentes demandes
• Assurer la gestion de 2 plannings Outlook, l'un pour l'activité publique, l'autre pour l'activité libérale, et gestion des RDV médicaux (prises de RDV, annulations, reports)
• Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, certificats médicaux, etc.) + dictées vocales
• Rendre compte de l'activité médicale (saisie des données)
• Prendre des notes pour la rédaction des comptes rendus de réunions
• Instruire le dossier patient informatisé HM (création, tenue et classement)
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance
• Créer les outils adéquats (tableaux de bord) pour statistique
• L'unité fonctionnelle de formation, de recherche et d'enseignement
• L'unité Psychologues, consultations avancées en structures AHI, mesure 9 du Ségur

De plus, le pôle porte la valence sanitaire du dispositif « Un Chez Soi d'Abord »

MISSIONS SECRETARIAT DE LA COORDINATION DE POLE

• Accueil physique et téléphonique
• Secrétariat de la coordination : de la cheffe de pôle et de l'assistante de pôle. Missions spécifiques
• Rédaction et/ou traitement des courriers, saisie tenue et suivi des comptes rendus, archivage
• Centralisation des informations du pôle et de l'établissement, transmission de l'information aux professionnels concernés
• Assurer un appui technique pour HM
• Saisir le planning des médecins du pôle (e-gtt Médical) en coopération avec les secrétaires
• Actualiser le classeur cyberattaque
• Superviser la salle d'attente, en étroite collaboration avec son collègue
• Participer à la démarche qualité
• De plus, relai du secrétaire du SMES en son absence
• A titre exceptionnel, assurer un remplacement ponctuel entre secrétaires si besoin de garantir la continuité de service

Contraintes du poste

• Organiser ses vacances avec ses collègues secrétaires du pôle pour la continuité de la fonction (présence obligatoire d'une secrétaire pour tout le pôle)
• Accepter une journée de mise en situation avant le recrutement
• Bureau en commun avec un autre secrétaire

Compétences requises

• Discrétion et respect de la confidentialité
• Rigueur, méthode, sens des responsabilités et de l'organisation
• Disponibilité, souplesse, constructivité
• Sens de la répartition des tâches pour une organisation de la continuité du poste
• Maîtrise des outils informatiques (Outlook, Word, Excel, Carl, Logon, Microsoft Teams Zoom etc.)
• Aptitudes rédactionnelles (orthographe, syntaxe) ; si possible anglais courant
• Aptitudes relationnelles et sens du travail en équipe pluri-professionnelle

Modalités de recrutement

• Mise en stage et titularisation, mutation, détachement, ou CDD puis CDI
• Salaire selon la grille de la FPH (plus prime Ségur)

CV + LM