Secrétaire administrative et de direction (H/F)

Mi temps au DITEP MILLEFLEUR, Mi temps au SESSAD TSA, Les deux Rives

Fonctions générales

• l'accueil téléphonique,
• l'accueil physique des usagers et partenaires,
• la transmission des informations à l'ensemble de l'équipe,
• la création des dossiers papier et informatique,
• le suivi administratif des dossiers des professionnels et des usagers accompagnés par le service,
• la vérification de la complétude des dossiers papiers et informatique (GED EIG et AIRMES),
• la participation aux temps de réunion

Fonctions spécifiques

• Assurer le suivi administratif des salariés, de l'embauche à la mise à jour des éléments de carrière et des échéances RH, en lien avec la direction et les interlocuteurs concernés (préparer les embauches, suivi dossiers salariés, médecine du travail, entretien professionnel, annualisation sur logiciel FOCAT, enregistrement des éléments variables pour la paye),
• Assurer le suivi administratif des demandes d'admission, de la réception des éléments jusqu'à l'enregistrement du dossier (envoi et enregistrement courrier, mise à jour dans VIA TRAJECTOIRE, suivi de la liste des demandes d'admission),
• Maintenir des dossiers administratifs complets, exacts, actualisés et correctement archivés,
• Contribuer à la constitution et au suivi administratif des dossiers MDPH,
• Assurer la préparation, la circulation et l'archivage des conventions avec les partenaires libéraux,
• Faciliter l'organisation des réunions, événements et activités administratives de la structure (préparation et envoi des convocations, suivi des présences),
• Contribuer au bon fonctionnement quotidien du secrétariat et au respect des échéances administratives (suivi fournitures, préparation des différents tableaux de bord CPAM/ANAP, suivi assurances)