Office & facilities manager (H/F)

Jean Royère SAS recherche un(e) Office & Facilities Manager afin d'assurer le bon fonctionnement quotidien de ses bureaux, de coordonner la gestion des infrastructures et des services généraux, et d'accompagner l'évolution et l'aménagement de ses espaces de travail.

Rattaché(e) à la direction des opérations, vous assurez la coordination des prestataires, des contrats, des achats et des sujets administratifs liés aux locaux. Vous contribuez également aux projets d'aménagement et de réorganisation des bureaux, notamment par la réalisation de plans d'implantation et de documents techniques.

Missions

• Gestion des bureaux, infrastructures et aménagement des espaces

Assurer le bon fonctionnement quotidien des locaux et veiller à leur entretien, leur sécurité et leur bonne organisation.

Superviser la gestion des fournitures, équipements, mobilier et consommables.

Coordonner les interventions de maintenance, les réparations et les différents aménagements.

Assurer les relations avec les propriétaires, gestionnaires d'immeubles et prestataires de services.

Coordonner les projets d'aménagement, de réorganisation et d'évolution des espaces de travail.

Réaliser ou mettre à jour des plans d'aménagement, plans d'implantation du mobilier et documents techniques nécessaires à la préparation et au suivi des interventions.

Préparer des supports visuels et des représentations des espaces afin de faciliter la communication avec les équipes, architectes, fournisseurs et entreprises intervenantes.

Contribuer à l'optimisation de l'organisation et de l'utilisation des espaces.

• Gestion des contrats et des prestataires

Assurer le suivi des contrats liés aux locaux et aux services généraux : électricité, gaz, télécommunications, Internet, nettoyage, maintenance, sécurité et assurances.

Suivre les échéances contractuelles, renouvellements et préavis.

Solliciter et comparer les devis, coordonner les interventions et assurer le suivi de la qualité des prestations.

Maintenir une documentation organisée et actualisée des contrats et des fournisseurs.

• Achats et suivi administratif

Identifier les besoins courants et coordonner les achats et approvisionnements.

Organiser les commandes, livraisons, retours et éventuelles réclamations fournisseurs.

Collecter et vérifier les factures et justificatifs avant leur transmission au service Finance.

Assurer le suivi des échéances administratives et des paiements récurrents, en coordination avec le service Finance.

Veiller au respect des budgets et des procédures internes d'approbation.

• Organisation des déplacements professionnels

Organiser les déplacements professionnels en France et à l'international : transports, hôtels et autres prestations.

Comparer les offres en tenant compte des coûts, des process internes en place et des conditions de flexibilité et des contraintes de déplacement.

Gérer les réservations, modifications, annulations et remboursements.

• Support administratif et organisationnel

Coordonner la réception et l'envoi du courrier, des colis et des documents.

Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs, physiques et numériques.

Participer à l'organisation logistique des réunions et événements internes.

Coordonner les aspects pratiques liés à l'arrivée et au départ des collaborateurs, en lien avec les équipes concernées.

Apporter un soutien opérationnel à la direction et aux collaborateurs sur les sujets administratifs et organisationnels.

• Documentation historique et archives

Contribuer à l'identification, la compréhension, la structuration et au classement des documents historiques et archives relatifs à l'entreprise et à ses fondateurs (dont certains sont rédigées en langue serbe)

Faciliter l'exploitation de ces documents et la coordination des échanges avec les interlocuteurs concernés.